セキュリティへの取り組み

図面は、貴社の事業に直結する機密情報です。ビルドAIは図面をお預かりすることを前提としたサービスのため、データの保護を提供の前提条件と位置づけています。

データ保護の基本方針

お預かりする図面・仕様書・関連データについて、次の管理を実施しています。すべてのサービスに共通する、提供の前提となる取り組みです。

通信の暗号化: 外部との通信は暗号化して行い、図面データの伝送を保護します。
保存データの暗号化: お預かりした図面・関連データは暗号化して保存します。
アクセス制御: データへのアクセスは業務上必要なメンバーに限定し、権限を管理します。
定期監査: 運用状況を定期的に監査し、管理体制を継続的に見直します。
監査ログの保管: 誰がいつどの図面を閲覧・ダウンロード・変更したかの操作履歴を記録し、保管します。
導入時の取り扱い: PoC・本開発でお預かりするデータの範囲や取り扱い条件は、案件ごとに貴社のセキュリティ要件に沿って取り決めます。秘密保持契約の締結にも対応しています。

図面は一般的な業務データとは扱いが異なります。法令で長期の保存が義務づけられ、作成時から変更されていないことを後から示す必要があり、さらに必要なときに該当する一枚を取り出せなければなりません。ビルドAIはこの3点を同じ基盤で満たします。

※ タイムスタンプの付与など、法定保存要件に準拠するための処理は、ご要望に応じて個別に対応いたします。

e-文書法は、紙での保存が義務づけられた書面を電磁的記録で保存することを認めています。その際に満たすべき要件として、一般に次の4つが挙げられます。

見読性: 保存した図面を、必要なときにディスプレイ上で明確に確認でき、紙面に出力できる状態を保ちます。長期保存では、作成当時の形式のまま読み出せることが要件になります。
完全性・原本性: ご要望に応じて保存した図面にタイムスタンプを付与し、保存期間を通じて電磁的記録が作成時と同じ状態であることを確認できるようにします。改ざんが行われていないことを、事業者の責任において示せる状態を目指した設計です。
機密性: 図面は取引先や物件の情報そのものです。アクセス権限をユーザーや部署単位で制御し、権限のない閲覧・持ち出しを防ぎます。誰がいつ何を閲覧・変更したかの監査記録も残します。
検索性: 保存した図面を必要なときに取り出せることが要件です。図面の中身まで読み取っているため、図番や案件名だけでなく、図面の特徴からも検索いただけます。

JIIMAガイドラインは、ドキュメント管理システムでの保存、またはPDFへのタイムスタンプ付与によって、電磁的記録が保存期間を通じて作成時と同じ状態であることを確認できるようにすることを求めています。弊社では次の3つを組み合わせて担保します。

タイムスタンプの付与: ご要望に応じてお預かりした図面にタイムスタンプを付与し、その時刻に文書が存在し、以降変更されていないことを示せる状態にします。JIIMAガイドラインが完全性の担保手段として挙げている方法です。
バージョンと操作履歴の保持: 差し替えや修正があっても元の版を残し、誰がいつ何を閲覧・変更したかの履歴を保持します。改訂の経緯をさかのぼって確認できます。
アクセス権限の制御: ユーザー・部署単位で閲覧と操作の権限を分け、権限のない閲覧・持ち出しを防ぎます。

図面を紙で保管し続けると、保管場所そのものがコストになり、必要な一枚を取り出すのに時間がかかります。電子化しても、PDFを共有フォルダに置いただけでは検索性の要件を満たしにくく、結局は経験者の記憶に頼ることになりがちです。

保管と構造化を同じ基盤で行えば、保存義務を果たしたまま、その図面をそのまま業務にお使いいただけます。

※ 保存要件への適合は、貴社の運用と合わせて設計します。具体的な要件はご相談時に確認させてください。

お預かりする範囲や取り扱い条件は、貴社のセキュリティ要件に沿って案件ごとに取り決めます。秘密保持契約の締結にも対応しておりますので、まずはご相談ください。